Sổ sách kế toán thiếu minh bạch, thiếu quy trình hướng dẫn công việc và cơ chế phối hợp trong làm việc, không cập nhật và lưu trữ thông tin, nhân viên thiếu chủ động, cấp trên ngại trao quyền cho cấp dưới... là biểu hiện của hệ thống quản lý thiếu chuyên nghiệp.
Thông thường, các hộ kinh doanh khi mới chuyển đổi lên doanh nghiệp và các doanh nghiệp mới thành lập đều gặp khó khăn trong việc xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp. Bởi vì họ chưa hình dung được hết tính chất của các hoạt động trong doanh nghiệp nên việc điều hành thường là chỉ đạo nhân viên làm theo ý mình.
Khi quy mô còn nhỏ, người điều hành còn đủ sức để quản lý theo kiểu "đụng đâu làm đấy", "đụng đâu chỉ đạo đấy", nhưng khi quy mô ngày càng lớn, chắc chắn sẽ không có đủ sức để điều hành như vậy. Lúc đó, xung đột sẽ phát sinh, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ, không đảm bảo các cam kết với khách hàng.
Do vậy, việc xây dựng hệ thống quản lý bài bản ngay từ đầu là vô cùng cần thiết. Trước hết, dựa vào kế hoạch phát triển kinh doanh để liệt kê và phân loại công việc theo tính chất liên tục, thường xuyên ở 3 nhóm hoạt động chính (đầu vào, sản xuất, đầu ra) và các hoạt động tổng quát (tài chính, kế toán, kinh doanh...).
Căn cứ vào đó thiết kế các phòng, ban với các chức danh công việc, số lượng nhân sự cụ thể cho từng giai đoạn phát triển theo nguyên tắc việc ít có thể kiêm nhiệm (đối với quy mô nhỏ), việc nhiều thì chuyên trách (khi quy mô lớn). Khi giao cho một nhân sự đảm nhiệm nhiều chức danh công việc, cần xem xét sự liên quan giữa các công việc.
Kế đến là xây dựng cơ chế hướng dẫn (bao gồm các quy trình, quy định) các bước thực hiện và phối hợp trong thực hiện công việc. Không nhất thiết tất cả các hoạt động đều phải có quy trình hướng dẫn mà cần ưu tiên theo tiêu chí liên quan đến quy định pháp luật như kế toán, thuế, xuất nhập khẩu, phát triển hệ thống phân phối..., và ưu tiên theo mức độ thường xuyên, liên tục của công việc.
Cần mô tả chi tiết nội dung và tính chất các bước thực hiện của mỗi công việc, phân rõ trách nhiệm phụ trách chính, phối hợp cho từng cá nhân, thiết kế các biểu mẫu (theo quy định pháp luật, mang đặc thù riêng của DN).
Ngoài ra, cần xác định rõ mức độ chi tiêu cho mỗi công việc, thống kê, cập nhật và lưu trữ tài liệu có liên quan. Việc quy định cụ thể mức độ chi tiêu sẽ giúp quản lý cấp trung và nhân viên chủ động hơn trong việc lên kế hoạch và sử dụng nguồn lực để thực hiện công việc mà không cần đến lãnh đạo cấp cao xem xét từng trường hợp cụ thể.
Việc quy định chế độ cập nhật, lưu trữ tài liệu giúp cung cấp thông tin kịp thời cho phân tích đưa ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn, thực hiện tốt các chế độ báo cáo nội bộ, báo cáo với các đối tác bên ngoài và báo cáo theo quy định pháp luật.
Lúc đó, mọi người được quyền chủ động trong một cơ chế thống nhất, người lãnh đạo sẽ mạnh dạn trao quyền để thúc đẩy sự sáng tạo của nhân viên. Khi đó, chủ doanh nghiệp chỉ cần thiết lập cơ chế kiểm soát chặt chẽ và cam kết thực hiện theo hệ thống đã được thiết lập.
Việc thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp và chuẩn hóa cơ chế góp phần làm cho sổ sách kế toán ngày càng trở nên minh bạch hơn, tiết kiệm thời gian quản lý, điều hành cho giám đốc, tăng tính chủ động cho nhân viên và giảm thiểu các xung đột trong tổ chức, đáp ứng được các quy định tuân thủ pháp luật, thuận lợi hơn cho những dự định phát triển lâu dài khi cần vay vốn, hoặc chuyển đổi lên công ty đại chúng.
Hệ thống quản lý chuyên nghiệp không chỉ biểu hiện qua bộ máy quản lý tinh gọn, mọi hoạt động được hướng dẫn bởi quy trình thống nhất, có quy định rõ ràng về trách nhiệm, mức độ chi tiêu, lưu trữ dữ liệu, chế độ báo cáo để mọi người có thể chủ động trong chức năng, nhiệm vụ của mình.
Mức độ cao nhất của nó là tạo ra được cơ chế tự động giao việc cho nhân viên, nhân viên tự động hiểu những việc cần làm khi tiếp nhận mục tiêu, đồng thời cũng biết được phần thưởng hoặc hình phạt khi hoàn thành hoặc không hoàn thành nhiệm vụ. Khi đó, người lãnh đạo sẽ có nhiều thời gian hơn để tìm kiếm cơ hội, thiết lập các mục tiêu lớn rồi chuyển tải mục tiêu đó đến hệ thống. Hệ thống sẽ tự động thúc đẩy nhân viên thực hiện mọi việc đạt kết quả tốt.
Phần lớn các hoạt động của doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động của nền kinh tế, do vậy, cơ chế quản lý nhà nước có ý nghĩa quyết định đối với cơ chế hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng hạn như chính phủ quy định về chế độ kê khai, báo cáo thuế, buộc doanh nghiệp phải thiết kế hệ thống sổ sách và tổ chức bộ máy kế toán phù hợp để tuân thủ quy định của Nhà nước.
Cơ chế quản lý nhà nước cũng có thể thúc đẩy doanh nghiệp chuẩn hóa các hoạt động và chuyên nghiệp hóa hệ thống quản lý. Bên cạnh đó, trong các chương trình trợ giúp doanh nghiệp, cần chú ý đến việc đào tạo kỹ năng xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp ngay từ đầu đối với doanh nghiệp mới chuyển đổi từ hộ kinh doanh, công ty khởi nghiệp.
Bài bản ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, thúc đẩy sự sáng tạo của đội ngũ, nâng cao hiệu quả hoạt động, dễ tiếcận vốn tín dụng và sẵn sàng đón nhận các cơ hội kinh doanh mới.
TS. HUỲNH THANH ĐIỀN
(Theo DNSG)