Để dẫn dắt một doanh nghiệp đi đến thành công, người đứng đầu cần xem xét khả năng có thể đảm nhận được cơ hội hay nhiệm vụ nào rồi mới tập trung vào thực hiện nhiệm vụ đó.
Nhà quản trị là những người cần cân nhắc trong việc ra quyết định.
Thông thường, thói quen đầu tiên của nhà quản trị giỏi là giải quyết câu hỏi: “Cần phải làm gì?” và “Điều gì là tốt với một doanh nghiệp?”. Chú ý rằng câu hỏi không phải là: “Tôi muốn làm gì?”. Nghiên cứu câu hỏi một cách nghiêm túc là một yêu cầu cần thiết cho sự thành công trong quản lý.
Câu trả lời cho câu hỏi: “Cần phải làm gì?” luôn chứa đựng cơ hội nhiều hơn là một nhiệm vụ cấp bách. Nhưng những nhà quản trị hiệu quả sẽ không thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Họ chỉ tập trung vào một cơ hội hay một nhiệm vụ khi xét thấy nó có khả năng tốt nhất.
Một bằng chứng rất rõ khi tiếp quản vị trí Giám đốc Ðiều hành của Tập đoàn General Electronic (GE), Jack Welch đã tự hỏi chính bản thân mình để xem khả năng có thể đảm nhận được cơ hội hay nhiệm vụ nào rồi sau đó ông mới tập trung thực hiện nhiệm vụ đó. Và, ông đã hiểu rõ những gì cần phải làm cho Công ty không phải là việc mở rộng thị trường ra nước ngoài dù trong thâm tâm ông rất mong muốn. Việc mở rộng thị trường sẽ đem lại lợi nhuận khổng lồ cho GE nhưng điều đó không giúp GE định danh thương hiệu lừng lẫy và trở thành một đối thủ nặng ký trong lĩnh vực công nghiệp điện tử.
Ông nói rằng: “Một người quản trị giỏi cần tập trung vào công việc mà họ thấy khả năng của mình có thể thực hiện tốt nhất công việc đó cũng như mang lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp mình quản lý”. Và dưới đây là những chia sẻ của ông về một quy trình biến cơ hội thành hiện thực.
Từ lý thuyết
Nhà quản trị là những người chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch. Trước khi hành động, người quản trị phải lập ra kế hoạch trước, đồng thời suy nghĩ về mục tiêu cần đạt được, tầm nhìn cho tương lai và sắp xếp thời gian một cách hợp lý.
Lấy ý kiến từ cấp dưới: Hầu hết các thảo luận về việc ra quyết định đều giả định rằng, chỉ có các nhà quản trị cấp cao mới đưa ra các quyết định hoặc chỉ có quyết định của họ mới có ý nghĩa. Đây là một lỗi rất nghiêm trọng. Các quyết định được đưa ra ở mọi cấp độ của tổ chức, bắt đầu với sự đóng góp của cá nhân và những người giám sát ở tuyến đầu. Những quyết định ở cấp thấp đặc biệt quan trọng trong một tổ chức chuyên nghiệp. Các nhân viên là người hiểu biết nhiều về lĩnh vực chuyên môn của họ. Ví dụ kế toán sẽ nắm chi tiết về mảng thuế hơn bất kỳ người nào khác, vì vậy những quyết định của họ sẽ có ảnh hưởng lớn trong kế hoạch.
Các nhà quản trị giỏi đảm bảo rằng, các kế hoạch hành động và những nhu cầu về thông tin của họ đều được chia sẻ. Cụ thể, họ chia sẻ những kế hoạch của mình và yêu cầu đóng góp ý kiến từ tất cả các đồng nghiệp, những người cấp trên, cấp dưới và ngang hàng. Đồng thời, họ cho mỗi người biết, họ cần những thông tin gì để thực hiện tốt công việc. Chiều thông tin từ cấp dưới lên cấp trên thường là những thông tin thu hút được nhiều sự chú ý nhất. Tuy nhiên, các nhà quản trị cần phải chú ý đến nhu cầu thông tin của những người ngang hàng và cấp trên.
Dự đoán những bất lợi: Có thể những hành động đó không đạt được kết quả như mong muốn. Vì vậy, cần biết cách dự kiến tất cả những nguyên nhân dẫn tới sự thất bại như sự thay đổi trong môi trường kinh doanh trên thị trường, đội ngũ nhân viên... Khi bản kế hoạch dự đoán trước những rủi ro, nhà quản trị hoàn toàn linh hoạt và chủ động trong những biện pháp xử lý.
Kiểm tra thông tin: Kế hoạch hành động cần phải tạo ra được một hệ thống kiểm tra kết quả để đối chiếu với yêu cầu của công việc. Một người quản trị giỏi luôn luôn phải xây dựng được 2 hệ thống kiểm tra kết quả trong kế hoạch hành động của họ. Lần kiểm tra đầu tiên khi kế hoạch đã thực hiện được một nửa và lần thứ hai sẽ được thực hiện vào cuối kỳ trước khi xây dựng một bản kế hoạch hành động mới.
Cuối cùng, kế hoạch hành động phải trở thành nền tảng cho việc quản lý thời gian của một người quản trị. Bởi, kế hoạch hành động có thành công hay không một phần phụ thuộc vào cách quản lý thời gian của người quản trị.
Đến thực tiễn
Để biến kế hoạch thành hành động hiệu quả, người quản trị nên chú ý:
Không khoan dung: Các nhà quản trị không được phép khoan dung đối với những cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ. Có thể đó là lỗi khách quan, nhưng dù lý do nào, nhà quản trị cần kiên quyết loại bỏ nhân viên đó ra khỏi kế hoạch của mình để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.
Định kỳ xem lại quyết định: Việc định kỳ xem xét lại các quyết định rất quan trọng. Kiểm tra kết quả của một quyết định so với những kỳ vọng chỉ ra cho người quản trị những điểm mạnh của họ, họ cần cải thiện ở điểm nào và họ thiếu những kiến thức, thông tin gì. Trong các lĩnh vực mà họ thiếu khả năng, những nhà quản trị thông minh sẽ không đưa ra các quyết định hoặc nhận nhiệm vụ đó. Họ sẽ giao phó cho người khác, những người cóchuyên môn. Một quyết định không tốt có thể được chỉnh sửa lại trước khi có thiệt hại xảy ra.
Tập trung vào các cơ hội: Những nhà quản trị giỏi tập trung vào các cơ hội chứ không phải các vấn đề. Tất nhiên là các vấn đề phải được xem xét kỹ lưỡng chứ không phải bị “lờ” đi. Việc giải quyết vấn đề, tuy cần thiết, nhưng không mang lại kết quả gì mà chỉ ngăn chặn các thiệt hại. Vì thế, khai thác các cơ hội sẽ mang lại kết quả như mong muốn.
Trên hết, các nhà quản trị giỏi xem sự thay đổi như là một cơ hội chứ không phải là một mối đe dọa. Họ xem xét có hệ thống các thay đổi, bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, và hỏi: “Làm thế nào để có thể khai thác sự thay đổi này như là một cơ hội cho doanh nghiệp của chúng ta?”.
Những nhà quản trị giỏi cũng đảm bảo rằng, các vấn đề sẽ không chồng chéo lên các cơ hội. Trong hầu hết các công ty, trang đầu tiên của báo cáo quản lý hàng tháng liệt kê ra các vấn đề chính. Nhưng sẽ khôn ngoan hơn nhiều nếu nhà quản trị liệt kê các cơ hội trong các trang đầu và đưa các vấn đề vào trang thứ hai.
Jack Welch vừa nhắc các nhà quản trị giỏi xem lại các thói quen cần phải hội tụ ở cá nhân họ. Thói quen lý thuyết giúp họ có được những kiến thức xây dựng nên kế hoạch hoàn hảo. Các thói quen liên quan tới hành động sẽ giúp họ biến kế hoạch thành hiện thực và mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. DN&PL
NGUYỄN NA
