Điều quan trọng trong quản trị một doanh nghiệp là quản trị được tương lai của doanh nghiệp đó, mà muốn quản trị được tương lai đó thì phải quản trị tốt luồng thông tin vào ra doanh nghiệp.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, doanh nghiệp phải đối phó với những thay đổi liên tục từ các yếu tố của môi trường vĩ mô, môi trường ngành, đối thủ cạnh tranh, hành vi người tiêu dùng,... Do đó, việc xây dựng một hệ thống thông tin marketing chuyên nghiệp nói chung và hệ thống thông tin tình báo marketing nói riêng ở mỗi doanh nghiệp là vô cùng cấp thiết để làm cơ sở hỗ trợ đề ra biện pháp marketing.
Thông thường, nhà quản trị lấy thông tin tình báo marketing chủ yếu từ kênh phân phối, đại lý, khách hàng, nhà cung ứng, đọc hay xem trên các kênh truyền thông đại chúng (báo, tạp chí, tivi, radio, internet...), hoặc thông qua báo cáo từ các nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên, ở hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hệ thống này không được xây dựng hoàn toàn chính thức, sơ sài và vẫn mang tính chất tùy tiện nên đôi khi thông tin có giá trị lại đến chậm, không đủ tin cậy, làm ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản trị. Hơn nữa, tự thiết lập một hệ thống thông tin tình báo marketing bài bản đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự đầu tư nhiều về nhân sự, vốn, thời gian, thiết bị,... Trường hợp doanh nghiệp không có đủ ngân sách thành lập một trung tâm marketing nội bộ để thu thập và cung cấp thông tin tình báo marketing, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ Monitoring & Clipping (trích lục) từ các đơn vị nghiên cứu thị trường, nhà cung cấp dịch vụ marketing.
Monitoring & Clipping mới chỉ được người làm marketing Việt Nam quan tâm trong thời gian gần đây nhưng thực ra dịch vụ này có một bề dày lịch sử hơn 150 năm với những khách hàng đầu tiên là giới nghệ sĩ, diễn viên, nhà văn, nhạc sĩ muốn tìm kiếm những bài báo in viết về bản thân họ. Khi các phương tiện truyền thông đại chúng phát triển đa dạng hơn, dịch vụ này được mở rộng trên cả đài phát thanh, truyền hình và đặc biệt trên internet bằng cách sử dụng công cụ tìm kiếm kỹ thuật số và công nghệ quét hiện đại.
Về bản chất, Monitoring & Clipping là dịch vụ thu thập, phân tích, đánh giá tin tức, đo lường giá trị truyền thông trên các phương tiện thông tin như: báo in, báo hình, báo điện tử, báo phát thanh... theo một đơn vị thời gian nhất định (thông thường báo cáo theo ngày).
Theo đó, doanh nghiệp luôn theo sát động thái của đối thủ cạnh tranh và có được đánh giá sơ bộ hiệu quả chiến dịch, chương trình marketing, truyền thông của họ, nhờ vậy nhà quản trị đưa ra phương án phản ứng nhanh hơn, chính xác hơn.
Ngoài thông tin về đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp còn nắm bắt được một cách toàn diện các chính sách, quy định, định hướng, phát ngôn của chính phủ, các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền liên quan tới ngành hàng và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị chiến lược và ứng phó tình huống kinh doanh kịp thời.
Mặt khác, mọi ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm, giá cả, hệ thống phân phối, chương trình khuyến mại, thương hiệu của doanh nghiệp cũng được ghi nhận trong hệ thống Monitoring and Clipping. Nhờ đó, doanh nghiệp thu được những thông tin thị trường một cách khách quan, chính xác với chi phí thấp hơn nhiều so với tổ chức các cuộc nghiên cứu khách hàng.
Cuối cùng, Monitoring & Clipping cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan về chiến lược marketing của chính doanh nghiệp và của các doanh nghiệp khác trong ngành, từ đó doanh nghiệp có định hướng rõ ràng cho những kế hoạch trong tương lai.
Từ những phân tích trên đây, thật khó thể phủ nhận những lợi ích của dịch vụ Monitoring & Clipping trong hoạt động quản trị marketing của doanh nghiệp, nhất là khi tính định hướng dư luận của báo chí ngày càng được khẳng định. Nhưng không phải người làm marketing nào cũng nhận ra được lợi ích đó và rất ít đại lý truyền thông có thể đáp ứng được yêu cầu cung cấp dịch vụ. Các công ty truyền thông nước ngoài có lợi thế công cụ (tool) mạnh, chuyên gia giỏi nhưng lại gặp rào cản về ngôn ngữ. Còn các công ty truyền thông trong nước có thể xử lý tốt thông tin về mặt ngôn ngữ nhưng về công cụ và nhân sự vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện.
Hơn nữa, cho tới nay vẫn chưa có cỗ máy nào xử lý tốt hơn con người trong việc phân tích và đưa ra các quyết định marketing. Nên dù công cụ có hiệu quả đến đâu thì vai trò bộ não của con người vẫn không thể gạt bỏ. Và chỉ có những người trong ngành mới biết được chính xác thông tin có giá trị đến đâu và làm thế nào để quản trị thông tin đó.
Điều quan trọng trong quản trị một doanh nghiệp là quản trị được tương lai của doanh nghiệp đó, mà muốn quản trị được tương lai đó thì phải quản trị tốt luồng thông tin vào ra doanh nghiệp. Xây dựng Hệ thống thông tin marketing chính là chuẩn bị nền tảng vững chắc cho tương lai của doanh nghiệp.
Theo TTVN/ADMicro