Hầu hết các sự kiện hiện nay đều đưa ra cơ hội kết nối và học hỏi, nhưng nếu những nhu cầu cơ bản khác không được đáp ứng, thì chưa chắc người tham dự sẽ muốn tới sự kiện của bạn.
“Tháp nhu cầu của Maslow” là một học thuyết cơ bản nhất và cũng quan trọng nhất về động lực của con người. Theo đó, nhu cầu của con người sẽ được sắp xếp theo thứ bậc, bắt đầu từ nhu cầu được sống, được tồn tại cho đến các nhu cầu cao hơn tiếp theo.
Điều quan trọng là nhu cầu thấp nhất định phải được đáp ứng trước khi tiến tới các nhu cầu ở bậc cao hơn. Và đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc áp dụng 5 tầng nhu cầu cơ bản của con người trong tháp Maslow để lên kế hoạch sự kiện chắc chắn không còn là điều xa lạ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách áp dụng tháp nhu cầu Maslow của người tham dự để thiết kế nên những trải nghiệm hài lòng nhất tại sự kiện của bạn!
1. Nhu cầu sinh lý – không khí, thức ăn, đồ uống, nơi trú ẩn, ấm áp, giấc ngủ
Một phòng họp hoặc phòng sự kiện thông thoáng với nhiệt độ lý tưởng là điều đầu tiên bạn có thể chuẩn bị cho những người tham dự. Tôi đã từng xem một bộ phim tại một nhà hát rất hay. Hầu như mọi thứ đều hoàn hảo ngoại trừ việc tôi hầu như không thể thở bình thường với mùi khó chịu kỳ lạ trong không khí. Không cần phải nói, tôi không thể thưởng thức bộ phim nhiều như tôi muốn.
Nhiệt độ phòng cũng cần được điều chỉnh tốt để đảm bảo không ai cảm thấy quá nóng hoặc quá lạnh để rồi cuối cùng điều họ nhớ đến sau sự kiện chỉ là họ đã cảm thấy khó chịu như thế nào trong suốt quá trình tham dự.
Mặc dù thực phẩm không phải lúc nào cũng bắt buộc phải có, nhưng nước, cà phê và trà rất được khuyến khích để những vị khách của bạn thoải mái lựa chọn – đặc biệt là khi bạn mong rằng họ sẽ luôn nhiệt tình và hứng thú với sự kiện của mình (bù lại khi nhu cầu được ngủ của họ đang không được thoả mãn).
Bên cạnh đó, hãy đảm bảo mọi vị trí trong khán phòng đều có thể nghe và nhìn rõ sân khấu, đồng thời đủ thoáng để khách mới có thể quan sát không gian và những hoạt động xung quanh. Trong thời đại công nghệ 4.0, hãy chuẩn bị wifi đủ mạnh và đặt mật khẩu wifi công khai ở khu vực tiếp tân để thuận tiện cho người tham dự trong việc quay phim, chụp ảnh, đăng tải và bàn luận về sự kiện trực tiếp ngay trên các nền tảng mạng xã hội.
Cuối cùng nhưng quan trong không kém, hãy đảm bảo rằng phòng vệ sinh ở nơi dễ tìm và sạch sẽ. Sẽ thật là một trải nghiệm không hay ho tại sự kiện nếu phải sử dụng một phòng vệ sinh “kém vệ sinh”. Bên cạnh đó, nếu có thể, hãy kích thích mọi giác quan của người tham dự bằng âm nhạc thư giãn và không khí tràn ngập mùi hương dễ chịu, chắc chắn không tệ!
2. Nhu cầu về sự an toàn – bảo vệ, an ninh, trật tự, luật pháp, tự do không sợ hãi
Bạn hãy kiểm tra lại một số yêu cầu sau đây để biết rằng sự kiện của mình đã được chuẩn bị chu đáo chưa:
Địa điểm tổ chức có dễ tìm không?
Có đủ các biển báo để hỗ trợ và chỉ dẫn cho người tham dự không?
Nếu cần hỗ trợ, liệu có nhân viên quản lý trong phạm vi cần để giúp đỡ họ hay không?
Tâm lý thông thường, ai cũng sẽ cảm thấy lo lắng, hoặc hồi hộp khi đến một nơi xa lạ mà họ chưa từng biết. Vậy nên, hãy giúp khách mời của bạn cảm thấy thoải mái hơn bằng cách chọn một địa điểm quen thuộc, dễ tìm và có đầy đủ hướng dẫn và sự trợ giúp ngay khi họ cần.
Hãy cho khách tham dự thấy rằng họ được chăm sóc ngay từ khâu xếp hàng check-in hay từ việc trao đổi, giao tiếp bằng những nụ cười và lời chào thân thiện. Bạn có thể làm tốt hơn nữa nếu cung cấp đầy đủ bản đồ, bảng chỉ dẫn, và phương tiện – trong trường hợp địa điểm tổ chức sự kiện rất lớn hoặc phức tạp.
Nội dung chương trình cũng là một trong những điều khách mời quan tâm. Họ cần phải biết rõ mình sẽ tham dự sự kiện gì, hoạt động ra sao. Vì vậy bạn có thể tận dụng công nghệ để lên nội dung chương trình, chi tiết vé mời, thông tin về địa điểm sự kiện, các chính sách đi kèm và mọi thứ khác nữa tập trung tại 1 nơi duy nhất để tiện cho khách mời.
3. Tình yêu và sự tin tưởng – tình bạn, sự thân mật, tình cảm và tình yêu
Ở mục này, tôi đang nói về một trong những mục tiêu quan trọng nhất của những người tham dự sự kiện khi đến với sự kiện của bạn. Đó là sự kết nối (networking).
Hãy tạo điều kiện cho các hoạt động giúp làm tăng thêm khả năng gắn kết các mối quan hệ giữa những người tham dự. Bạn có thể thêm tên của người tham dự vào trong thẻ tên và trên app/group của sự kiện và để họ tương tác thông qua các tin nhắn nội bộ. Sắp xếp chỗ ngồi thật khéo thích hợp cho việc khuyến khích mọi người đứng lên, đi xung quanh và tương tác với nhau (networking). Những trò chơi hoặc các cuộc thảo luận ngắn giữa giờ cũng sẽ là lựa chọn hiệu quả của phần lớn event planner trong việc gia tăng kết nối.
Hãy nhớ rằng người tham dự phải có được cảm giác thuộc về, và là một phần của sự kiện, một phần trong nhóm khách mời tham dự. Đừng để họ có cảm giác lạc lõng hoặc tệ hơn là “tới nhầm sự kiện”. Trước đó, bạn có thể tạo sẵn group hoặc sự kiện để mọi người có thể tương tác với nhau. Hoặc sử dụng một số ứng dụng trò chơi kết hợp với chủ đề sự kiện (gamification apps) để khuyến khích người tham dự tham gia.
Nếu bạn vẫn băn khoăn rằng các cơ hội giao lưu kết nối (networking) chưa đủ để đáp ứng nhu cầu xã hội – kết nối của người tham dự, đó cũng là băn khoăn của chúng tôi. Vì vậy, các nhà tổ chức sự kiện vẫn luôn đau đáu tìm cách tổ chức những trải nghiệm sự kiện lấy người tham dự làm trung tâm nhiều hơn nữa.
4. Lòng tự trọng – thành tích, địa vị, sự tôn trọng từ người khác
Ngay cả người đàn ông khiêm tốn nhất cũng muốn mọi người nhận ra sự khiêm tốn của mình. Đây là một nhu cầu rất chính đáng nhưng không dễ thực hiện. Hãy tưởng tượng tổ chức một sự kiện lớn với hàng trăm đến hàng ngàn người tham dự, làm thế nào để bạn có thể đảm bảo tất cả mọi người cảm thấy được công nhận, tôn vinh và tôn trọng? Rất khó, nhưng không phải là không thể.
Trong suốt sự kiện, hãy trao cho khách mời mọi cơ hội để đóng góp cho sự kiện. Các diễn giả có thể đặt đặt câu hỏi và khuyến khích người tham dự trả lời – hoặc đơn giản là giơ tay để thể hiện ý kiến. Bạn có thể mời một số người tham dự lên sân khấu để trò chuyện và tương tác trong quá trình diễn giả thuyết trình.
Một lần nữa, đừng quên mạng xã hội sẽ là một công cụ đắc lực hỗ trợ bạn. Hãy để người tham dự tự phát sóng, livestream, bày tỏ quan điểm cá nhân tới toàn bộ đám đông tại sự kiện và trên các trang mạng xã hội của họ.
Lòng tự trọng của những người tham dự thậm chí có thể được tăng thêm ngay cả sau sự kiện bằng cách gửi tới họ một lời cảm ơn chân thành và mong muốn nhận được những phản hồi, góp ý của họ về chương trình. Nếu họ cảm thấy mình đang được đối xử như những người quan trọng, họ sẽ muốn tham dự sự kiện tiếp theo của bạn.
5. Tính tự giác – nhận ra tiềm năng cá nhân, tự hoàn thành, tìm kiếm sự phát triển cá nhân
Đây là lúc nội dung trong sự kiện của bạn có cơ hội được ứng dụng. Tất cả mọi người đến sự kiện đều mong muốn rời đi với nguồn cảm hứng được khơi gợi, kiến thức hữu ích giúp cải thiện của sống và thay đổi trải nghiệm của chính cá nhân họ.
Có một sự thực khá “phũ phàng” là không quan trọng sự kiện của bạn tuyệt vời thế nào, khách tham dự chỉ quan tâm họ sẽ trở nên tuyệt vời thế nào sau khi tham dự sự kiện. Nếu bạn cho họ thứ gì giúp cho cuộc sống của họ trở nên tốt hơn, vậy thì chúc mừng, bạn đã chạm được đến nhu cầu cao nhất của người tham dự trong tháp nhu cầu của Maslow.
Sự phát triển cá nhân là một quá trình. Đó là lý do tại sao bạn cần các #hashtag truyền thông xã hội để các cuộc thảo luận được tiếp diễn liên tục, các bản ghi và slides tài liệu có sẵn trên các nền tảng kỹ thuật số để khách mời có thể theo dõi bất cứ lúc nào. Những nền tảng số này có thể là trang web sự kiện, website công ty hoặc blog cá nhân của chính bạn.
Chúc bạn thành công!
Phúc Quỳnh / Gevme.com
