Việt Nam đang trở thành điểm đến hấp dẫn cho các nhà đầu tư, đặc biệt là các nhà bán lẻ hùng mạnh trong khu vực. Do đặc trưng của dân số và nhu cầu tăng cao, không khó khăn để thấy được sự phát triển của các chuỗi cửa hàng bán lẻ tại các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng với các cửa hàng tiện dụng Family Mart, Bmart, Guardian, Circle K...
Sở dĩ các chuỗi bán lẻ đang dần trở thành xu thế là vì ưu điểm gia tăng lợi nhuận, mở rộng đối tượng khách hàng và giảm thiểu rủi ro kinh doanh. Song song với lợi ích, làm thế nào để quản lý cửa hàng bán lẻ hiệu quả lại là bài toán khó làm đau đầu các nhà kinh doanh.
Những thách thức hiện tại
Tại Việt Nam, câu chuyện bán lẻ dường như rất khác so với thế giới. Hầu hết những nhà đầu tư bán lẻ đều kinh doanh khá hiệu quả ở cửa hàng đầu tiên, điều này khiến họ mạnh dạn đầu tư sang cửa hàng thứ hai, thứ ba để hình thành chuỗi bán lẻ. Cho dù là tạp hóa, thời trang, café, dược phẩm hay quán ăn đều kinh doanh có lãi. Tuy vậy, các cửa hàng mở sau thường không kinh doanh hiệu quả với doanh số nhỏ hơn rất nhiều so với cửa hàng đầu tiên. Mặc dù với tổng doanh thu tăng lên theo số lượng cửa hàng thì việc đàm phán với nhà cung cấp sẽ dễ dàng hơn, song lúc này các nhà đầu tư bắt đầu rơi vào tình trạng không kiểm soát được chính cửa hàng vừa mở ra.
Nguyên nhân rõ ràng nằm ở kỹ năng quản trị cửa hàng. Để quản lý cửa hàng bán lẻ hiệu quả, nhà đầu tư cần phải có chiến lược và kế hoạch bài bản ngay từ đầu nếu xảy ra không muốn tình trạng “càng lớn càng đuối sức”. Mỗi vấn đề về quản lý sau đây đều có câu trả lời thỏa đáng.
1. Quản trị tài chính chuỗi cửa hàng
Bước đầu để quản lý cửa hàng là phải hiểu và quản lý được các chỉ số tài chính căn bản bao gồm 3 nhóm chỉ số chính.
Chỉ số Lãi lỗ: nhóm này có doanh số, giá vốn, lãi gộp, chi phí cửa hàng, lãi gộp trên doanh số, lãi ròng trên doanh số... Các chỉ số này phải được tính cho từng cửa hàng và từng ngành hàng.
Chỉ số tài sản – hiệu quả đầu tư: tồn kho, khoản công nợ, tài sản cố định đầu từ vào cửa hàng, tổng tài sản đầu tư, tổng doanh thu trên tài sản
Chỉ số dòng tiền: dòng tiền vào, dòng tiền ra...
Nếu cảm thấy các chỉ số này quá phức tạp, các nhà kinh doanh luôn có thể nhờ đến sự trợ giúp của phần mềm quản lý bán hàng. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, phần mềm quản lý sẽ tính toán các chỉ số và chủ kinh doanh có thể dựa vào đó kiểm soát được tình hình của các cửa hàng. Khi có được các kết quả phân tích chính xác và nhanh chóng, nhà quản trị sẽ tiết kiệm thời gian đưa ra nhận định và thay đổi kế hoạch kinh doanh để nâng cao hiệu quả của chuỗi cửa hàng
2. Quản lý nhân viên bán hàng
Yếu tố địa lý giữa các cửa hàng cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hiệu quả kinh doanh. Vì chủ cửa hàng không thể có mặt ở tất cả cửa hàng nên vấn đề trung thực và đạo đức của nhân viên từ lâu đã bị xem là ‘hên xui’.
Một lần nữa, phần mềm quản lý bán hàng phát huy công dụng của mình khi giúp nhà quản trị giám sát được mọi hoạt động liên quan đến bán hàng của nhân viên. Chủ kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi mà không cần tốn thời gian cho việc quan sát vì tất cả tác nghiệp của nhân viên nhằm thay đổi số liệu sẽ được ghi nhận trên phần mềm quản lý. Do đó, quản lý nhanh chóng biết được nhân viên nào đang làm gì.
3. Kiểm soát hàng hoá
Để đảm bảo chất lượng phục vụ ở các cửa hàng là như nhau thì nhất định phải quản lý khâu luân chyển hàng hóa và kiểm tra hàng hóa ở các địa điểm. Tuy nhiên, công việc này đòi hỏi thời gian và rất tốn kém. Chức năng kiểm soát hàng tồn kho của phần mềm quản lý bán lẻ sẽ giúp đơn giản hóa quy trình rắc rối phức tạp này.
4. Quản lý khách hàng
Từ những thành công của các nhà bán lẻ hùng mạnh, có thể thấy được dịch vụ mới là thứ đem lại tính cạnh tranh cao nhất. Bằng những dữ liệu thu được từ khách hàng, họ tạo ra các trải nghiệm riêng biệt được cá nhân hóa, và do đó có được lòng trung thành của khách hàng trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt như ngành bán lẻ.
Trong khi đó, ở Việt Nam, các nhà bán lẻ chỉ mới chú ý đến các chương trình khách hàng thân thiết, chăm sóc và tri ân khách hàng. Rất nhiều nhà bán lẻ đã có thể phát triển mạnh hơn nếu như biết cách thu nhập và phân tích dữ liệu khách hàng. Khách hàng có hài lòng với nhân viên không, có hài lòng về giá cả không hay sản phẩm không? Nếu họ không hài lòng thì họ làm gì và mong đợi cách giải quyết từ cửa hàng như thế nào? Các dữ liệu này không thể dựa vào phán đoán mà phải thông qua khảo sát thực tế.
Sau khi thu thập những số liệu này vào phần mềm quản lý cửa hàng bán lẻ, chủ kinh doanh có thể dễ dàng kiểm soát doanh số từng khách hàng, thông tin, tình trạng của từng khách hàng. Ngoài ra, thông tin thống nhất trong toàn bộ chuỗi cửa hàng sẽ tạo ra trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách đến.
Trên thực tế khi phát triển thành mô hình chuỗi, thì chủ kinh doanh không thể tiếp tục sử dụng những công cụ giấy bút như khi có 1 cửa hàng. Sự can thiệp của công nghệ là cần thiết và bắt buộc. Lựa chọn công cụ phần mềm quản lý phù hợp sẽ quyết định đến sự thành công của chuỗi cửa hàng đó.
Theo BrandsVietnam
Trần Ngọc Thu
