Email được viết kém, không rõ ràng, gây hiểu lầm hoặc không hiệu quả không chỉ gây mất thời gian và năng suất mà còn có thể gây tổn hại đến danh tiếng của một người bằng cách để lại ấn tượng kém cho người đọc.
Email là công cụ được sử dụng rộng rãi nhất để giao tiếp kinh doanh tại nơi làm việc. Trung bình chúng tôi đọc và soạn ít nhất 50-60 email mỗi ngày. Email được viết kém, không rõ ràng, gây hiểu lầm hoặc không hiệu quả không chỉ gây mất thời gian và năng suất mà còn có thể gây tổn hại đến danh tiếng của một người bằng cách để lại ấn tượng kém cho người đọc.
Do đó, chúng tôi bắt buộc phải sử dụng email tốt nhất có thể để giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Để làm được như vậy, bạn phải ghi nhớ một số cấu trúc email cơ bản để soạn thảo một email hoàn hảo.
Sự liên quan
Email như một phương tiện giao tiếp chỉ có thể hiệu quả khi nó có liên quan với nhau. Email có thể thuận tiện nhưng không nhất thiết nó là phương tiện giao tiếp tốt nhất trong mọi tình huống tại nơi làm việc. Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy tự hỏi bản thân xem nó có thực sự cần thiết và bạn có cần gửi email hay không; một cuộc gọi điện thoại hoặc một cuộc thảo luận trực tiếp sẽ không đủ.
Dòng chủ đề
Luôn thêm dòng tiêu đề vào email của bạn. Email không có dòng tiêu đề thường bị coi là thư rác. Dòng chủ đề phải cụ thể cho nội dung email của bạn. Xử lý dòng tiêu đề email như cách bạn làm với dòng tiêu đề của một tờ báo - sử dụng nó để thu hút sự chú ý của người đọc đồng thời tóm tắt ý chính của email trong một câu ngắn gọn.
Ví dụ: "Báo cáo kế hoạch hàng tháng - tháng 1 năm 2015" thay vì "Báo cáo" không rõ ràng trong dòng chủ đề chỉ định báo cáo mà email đề cập đến.
Nội dung
Luôn luôn là một ý kiến hay khi nghĩ về những gì bạn muốn viết trước khi thực sự làm như vậy. Nó giúp cho thông điệp của bạn rõ ràng hơn. Sắp xếp các suy nghĩ của bạn theo một trình tự hợp lý trước khi viết chúng ra. Tránh gửi những tin nhắn không phù hợp.
Giữ cho tin nhắn của bạn rõ ràng và ngắn gọn. Câu của bạn phải ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Các câu dài và có cấu trúc xấu khiến người đọc bối rối. Độ dài của email cũng rất quan trọng trong việc xác định mức độ hiệu quả của thông điệp. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng mọi người không có thời gian hoặc xu hướng đọc những email dài và tẻ nhạt. Lý tưởng nhất là giữ cho email của bạn càng ngắn càng tốt mà không loại bỏ thông tin cần thiết.
Tránh thông tin sai lệch bằng cách giữ cho nội dung rõ ràng, có tổ chức và theo ngữ cảnh. Bắt đầu email của bạn bằng một lời chào trang trọng, nêu mục đích viết và cung cấp bối cảnh lý do tại sao bạn viết. Sử dụng các đoạn văn - tạo thành một đoạn văn với các điểm liên quan và thay đổi các đoạn văn để trình bày các ý riêng biệt.
Đóng email bằng cách nêu kết quả bạn mong đợi của mình và đăng lại bằng một lời chào lịch sự kèm theo tên của bạn.
Các email bạn gửi phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn. Email tại nơi làm việc phải có giọng điệu trang trọng đối với họ. Luôn có khả năng bị truyền đạt sai thông tin qua email vì lời nói của bạn không đi kèm với cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể và nét mặt, và người đọc có thể dễ dàng hiểu sai từ ngữ của bạn. Lịch sự, chọn từ ngữ một cách khôn ngoan, sử dụng dấu câu thích hợp và tránh viết hoa tất cả các từ của bạn.
Ví dụ: có nhiều khả năng bạn nhận được báo cáo đã nói với câu "Vui lòng gửi báo cáo cho tôi" thay vì "Gửi báo cáo cho tôi!" hoặc "GỬI CHO TÔI BÁO CÁO". Một tin nhắn lịch sự luôn gợi ra phản ứng thuận lợi hơn một tin nhắn thô bạo. Dấu chấm than không được coi là trang trọng và nên tránh trong các email chính thức. Toàn bộ các từ (không phải từ viết tắt) và các câu khi được viết bằng chữ in hoa được coi là cực kỳ thô lỗ và thiếu chuyên nghiệp.
Ngôn ngữ
Email chỉ có thể hiệu quả khi ngôn ngữ được sử dụng đúng ngữ pháp và viết đúng chính tả. Nếu người đọc không thể hiểu những gì bạn đã viết, rất khó có khả năng họ thực hiện bất kỳ hành động nào đối với nó, do đó làm cho thông điệp của bạn không hiệu quả. Một email đầy lỗi chính tả cũng khiến bạn trông kém cỏi. Xem lại nội dung của bạn trước khi gửi. Hãy tạo thói quen đọc lại email của bạn hai lần và sử dụng tính năng kiểm tra chính tả. Email của bạn phải luôn tạo ấn tượng về việc được suy nghĩ thấu đáo.
Thời gian đáp ứng
Quy tắc email tốt cho thấy rằng bạn cố gắng hết sức để phản hồi càng sớm càng tốt. Khi bạn không phản hồi kịp thời, bạn sẽ trở thành người vô tổ chức và thiếu quan tâm. Ngay cả khi bạn không thể gửi email ngay lập tức, việc viết một dòng phản hồi để xác nhận rằng bạn đã nhận được nó và sẽ sớm phản hồi nó để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Không viết một email mà bạn thật sự không muốn trở thành người nhận - hãy ghi nhớ nguyên tắc vàng này khi gửi email tại nơi làm việc.
Dịch: Nguyễn Thương
Nguồn:entrepreneur.com
