Khi ngành công nghiệp quảng cáo đang phải đối diện với nhiều sự thay đổi, và mất đi nhiều cơ hội có thêm khách hàng, cũng như gặp phải nhiều khó khăn trong việc xây dựng các nền tảng để giữ vững những mối quan hệ khách hàng.
Xuất hiện nhiều những rủi ro phát sinh mới trong việc quản lý tại agency khi các chiến dịch quảng cáo phải bắt kịp với xu hướng và trở nên mới lạ, chính điều này bắt buộc các agency phải luôn cập nhật những công nghệ mới. Khi kết hợp nhiều những phương cách quảng cáo khác nhau, sẽ làm cho việc quản lý càng phức tạp hơn.
Ngày nay, các agency sẽ gặp phải những khó khăn trong việc quản lý khá nhiều phương tiện truyền thông xã hội trong nước và toàn cầu, các hệ thống tìm kiếm mới, các kênh quảng cáo truyền thống và hiện đại. Sự khác biệt khá lớn giữa các chiến dịch và độ phức tạp của chúng trở thành một vấn đề khó khăn lớn để kiểm soát độ thành công của toàn bộ chiến dịch, nếu không có hệ thống hoạch định và quản trị tài nguyên doanh nghiệp.
Tuy nhiên, hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp là gì? Và lợi ích gì cho agency quảng cáo?
Hệ thống hoạch định và quản trị tài nguyên doanh nghiệp là gì?
Thông thường thì các giám đốc – nhà quản trị agency quảng cáo thường bắt gặp những cụm từ “Hệ thống hoạch định và quản trị tài nguyên doanh nghiệp”, sẽ liên tưởng ngay đến IBM hoặc Microsoft. Và các nhà quản trị tại các agency vừa và nhỏ thường ngại việc triển khai các các công cụ này, bởi vì thông thường chúng ta thường nghĩ rằng, với 100 nhân viên thì chắc không cần đến một hệ thống.
Điều này không hoàn toàn đúng, vì đã có rất nhiều agency vừa và nhỏ đạt được nhiều lợi ích nhất định trong việc sử dụng hệ thống. Cả việc tạo ra ấn tượng với khách hàng bằng cách làm việc chuyên nghiệp trên những thông tin báo cáo, cũng như mong đợi những thành công trong việc mua bán sáp nhập trong tương lai.
Hệ thống quản trị và hoạch định tài nguyên doanh nghiệp không chỉ giúp kết nối các đội ngũ, quy trình hoạt động từ các phòng ban của một agency đồng bộ lại với nhau, mà còn giúp việc trao đổi và thực thi dự án chuyên nghiệp hơn xuyên suốt vòng đời của chiến dịch quảng cáo. Cũng giống như việc giải quyết những hiện tượng “nút cổ chai” trong quá trình thực thi và quản trị tài chính.
Giám đốc sáng tạo, Giám đốc quan hệ khách hàng, nhà thiết kế, Giám đốc tài chính hay Giám đốc nhân sự có thể sử dụng hệ thống để theo dõi tiến trình, quản lý tài khoản và khoản chi, quản trị nguồn lực với những dữ liệu thực. Đây là những lợi ích không chỉ đáp ứng cho những doanh nghiệp lớn, mà còn cho những agency vừa và nhỏ.
Nhưng làm thế nào để nhìn thấy được lợi ích đó trong agency quảng cáo một cách rõ ràng?
Theo Thomas Wailgum – từ CIO.com đã nhấn mạnh vai trò của hệ thống rằng, “Nhân sự từ nhiều phòng ban khác nhau có thể cùng nhau theo dõi thông tin và cập nhật dữ liệu công việc đồng bộ. Khi một phòng ban kết thúc công việc được phân nhiệm, hệ thống ERP tự động cập nhật dây chuyền. Để biết bất cứ thông tin về các dự án đang diễn ra trong doanh nghiệp của mình, bạn chỉ cần đăng nhập vào và theo dõi.”.
Và 3 lợi ích quan trọng của agency quảng cáo thường luôn hướng đến là: Về Năng Suất, Dịch Vụ Khách Hàng, và Tài Chính Kế Toán.
Những nút cổ chai trong agency có thể gây nên sự trở ngại và những tình huống thiếu chuyên nghiệp.
Về năng suất
Ví dụ một Giám Đốc Quan Hệ Khách Hàng hay một Giám Đốc Sáng Tạo đi ăn trưa, trong khi mọi người đang vùi đầu vào công việc của dự án, và không phải vì một người mà cả tàu ngừng lại.
Trong hoàn cảnh rối ren với những cuộc gọi liên tục từ khách hàng, có thể làm cho cảm xúc con người trở nên cáu gắt cho đến buồn bả, dẫn đến những tình huống thiếu chuyên nghiệp và dang dở.
Hệ thống hoạch định và quản trị nguồn lực sẽ làm cho những nhân viên lười biếng làm việc chăm chỉ hơn, đồng thời cũng cho phép đội ngũ của mình dễ dàng theo dõi dự án và biết được những ai đang đảm nhiệm những mảng công việc liên quan trong dự án.
Luôn có thể theo dõi dự án và biết chính xác những vấn đề ưu tiên cần phải được hoàn thành, và điều này giúp mỗi phòng ban đẩy nhanh tiến độ và năng suất khi cần. Khi nhân viên quan hệ khách hàng – Account Executive nghỉ ốm thì dự án cũng không bị gián đoạn vì thiếu thông tin.
BBDO Agency có nhấn mạnh điểm quan trọng trong dịch vụ chăm sóc khách hàng bằng một nhận định: “The work. The work. The work.” But “The client. The client. The client.” Pay your bill.”.
Dịch vụ khách hàng
Khi khách hàng muốn biết rõ từng bước tiến triển của dự án, thời gian hoàn thành. Với hệ thống quản trị nguồn lực, việc theo dõi và báo cáo nhiều góc độ thông tin của dự án một cách tức thì, sẽ giúp chúng ta không còn thấy trở ngại nữa.
Việc xây dựng lòng tin, và làm cho khách hàng luôn hài lòng là một phần quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ. Quản lý chi phí hiệu quả hơn sẽ giúp ta giữ được khách hàng tốt hơn là phải luôn đi tìm khách hàng mới.
Hệ thống quản trị nguồn lực giúp cho doanh nghiệp quản lý dịch vụ khách hàng tốt hơn, hướng đến một dịch vụ chuyên nghiệp bằng việc nắm vững những yếu tố cơ bản: “Who-Nhân Sự Triển Khai”, “What-Công Việc, Dự Án Nào”, “When-Khi Nào Cần Hoàn Thành”, “Where-Trạng Thái Dự Án”,... trong một chiến dịch quảng cáo cụ thể, tại một thời điểm cụ thể.
Tài chính kế toán
Hệ thống hoạch định và quản trị nguồn lực ERP rất có lợi trong việc theo dõi chính xác những chi phí.
Vì tầm quan trọng của việc tính toán mức độ hiệu quả mang lại (ROI), cùng với chi phí marketing; khách hàng thường hay yêu cầu những bảng báo cáo tài chính tức thì.
Đã qua rồi những tháng năm mà khách hàng đến với agency của chúng ta với ý tưởng ngắn gọn, cấp kinh phí và nói rằng “Hãy làm một điều gì đó thật tuyệt vời!”.
Việc có được dữ liệu chính xác từ phòng ban cho đến thời gian của cá nhân trên dự án sẽ cho phép chúng ta giảm đi những chi phí phát sinh không cần thiết, và cho phép việc hoạch định kinh phí tổng thể cho dự án trở nên hiệu quả hơn.
Theo BrandsVietnam
Không ghi tác giả
