Một nhà quản lý dự án giỏi thường rất dễ nhận diện, trông họ lúc nào cũng thật bình thản, bởi trong thâm tâm họ hiểu được việc gì đang diễn ra với những dự án của mình, họ tự tin vào khả năng của bản thân trong việc phát hiện và xem xét các vấn đề và rủi ro khi chúng xuất hiện.
Bây giờ, hãy để tôi nói khác đi một chút chỉ với hai từ thôi:
Một đầu bếp giỏi thường rất dễ nhận diện, trông họ lúc nào cũng thật bình thản, bởi trong thâm tâm họ hiểu được việc gì đang diễn ra với những món ăn của mình, họ tự tin vào khả năng của bản thân trong việc phát hiện và xem xét các vấn đề và rủi ro khi chúng xuất hiện.
Nghe mô tả trên chẳng khác gì các nhân vật trong cuộc thi Master Chef có phải không? Thực tế là, mỗi một khi tôi làm cơm thì tôi đều ngạc nhiên trước sự tương đồng giữa việc nấu nướng này và việc hoàn thành một dự án có quy mô nhỏ. Dưới đây là những thành phần then chốt:
- Mục tiêu: Nấu cho một gia đình gồm hai người lớn và hai đứa trẻ bằng những thực phẩm tốt cho sức khỏe mà (hầu như) mọi người đều thấy ngon miệng.
- Hạn chót: 6:30 chiều, không được phép muộn hơn (mọi người sẽ phát cáu lên vì đói!).
- Nguyên liệu: Bất cứ thứ gì có trong tủ lạnh và trong bếp.
- Work Breakdown Structure (WBS): Tất cả các bước để đặt được món ăn lên trên bàn, có thể có sự thay đổi về mặt số lượng.
- Những lưu ý khi lập tiến độ: Đâu là món ăn cần nhiều thời gian để nấu nhất, xem xét tới những hành động có tính phụ thuộc vào nhau.
- Quản lý rủi ro: Xác định cách có thể vãn hồi nếu bạn làm hỏng việc.
- Họp tổng kết: Mọi người trên bàn ăn sẽ nhận xét món ăn có ngon hay không.
Bạn có thấy tôi bị “điên” không? Có lẽ trước khi quay về lối mòn suy nghĩ rằng nấu ăn chỉ là một việc nội trợ cỏn con trong gia đình, hãy cân nhắc một số những bài học rút ra được từ chính căn bếp mà có thể giúp bạn trở thành một người quản lý dự án tốt hơn nhiều.
1. Đọc công thức nấu ăn thật kĩ càng
Đã bao giờ bạn gặp phải trường hợp bạn chỉ đọc đến ⅔ công thức nấu ăn trong một tiếng đồng hồ và công thức đó lại nói rằng phải “tẩm ướp qua đêm”? Bạn đã bao giờ nhận ra rằng bạn không có đủ các dụng cụ cần thiết hoặc công thức bạn đang cầm trên tay chỉ nấu được cho hai người nhưng bạn lại cần cho sáu người? Nếu bạn không đọc công thức nấu ăn từ đầu đến cuối trước khi bạn bắt đầu thì khả năng lớn là những điều như vậy sẽ xảy đến và khiến bạn bối rối.
Nếu bạn làm việc tương tự khi quản lý dự án, bạn sẽ kết quả nhận được cũng tồi tệ như thế. Bất kể khách hàng của bạn là ai, hãy tìm ra một cách để có thể thống nhất được thông tin giữa mình và khách hàng về những kì vọng của họ với dự án, và ở mức độ chi tiết nhất mà cả bạn lẫn khách hàng đều có thể hiểu được. Hãy tài liệu hóa tất cả sự thống nhất này. Nhưng trên hết hãy đảm bảo rằng chính bản thân bạn đã hiểu một cách trọn vẹn các yêu cầu của dự án, bởi đến cuối cùng, BẠN chính là người chịu trách nhiệm về việc thực hiện dự án đó.
2. Thứ tự vô cùng quan trọng
Hãy thử tưởng tượng đến cảnh xào nấu. Tôi rất đau đớn khi phải thấy mọi người mất tới 30 phút để thái rau, SAU ĐÓ lại mất cả đống thời gian để đun nước nấu cơm. Cơm mới là thứ mất thời gian lâu nhất để nấu chín nhưng lại có thể đặt yên một chỗ rất lâu mà chẳng phải làm gì cả, và thậm chí nó còn giữ nhiệt rất tốt. Rau xào rất nhanh và có thể nấu vào phút cuối. Vậy nên phương pháp hiểu quả nhất và hữu dụng nhất tất nhiên là nấu cơm trước rồi mới thái rau. Nếu làm như vậy thì gạo với rau sẽ chín cùng lúc và bạn có thể bắt đầu ăn.
Tôi nhận ra rằng thứ tự của các hành động và các sự kiện trong ví dụ trên là khá hiển nhiên, vậy mà tôi vẫn nhìn thấy lỗi này xảy ra liên tục với nhiều người và nhiều dự án.
Tôi tin chắc rằng nếu như họ chú tâm vào việc đó thì các bà nội trợ hay các đầu bếp cũng sẽ đi đến kết luận giống như tôi mà thôi. Nhưng ta lại thường gặp phải những sự xao nhãng liên tục, vậy nên ta hay lao vào làm những việc mà mình nhìn thấy trước nhất.
Trong các dự án, người ta thường dành thời gian vào những đám cháy lớn (những việc cấp bách) và cũng thường thích hái những trái mọc thấp (những việc dễ làm) trước. Bởi những thứ đó hiển hiện ngay trước mặt. Nhưng nếu bạn muốn trở thành Master Chef thì bạn cần phải lùi một bước lại và nhìn cả bức tranh toàn cảnh. Bạn cần phải xem xét dự án này trong bối cảnh và hoàn cảnh của cả tổ chức cùng với những mục tiêu của tổ chức đó, rồi mới cố gắng xác định được cách hiệu quả nhất để sắp xếp thứ tự công việc sao cho khoản đầu tư của mình đạt lợi tức cao nhất.
3. Luôn luôn nhìn đồng hồ
Một khi các đầu bếp lờ đi chiếc chuông báo của mình thì họ rất dễ gặp phải thất bại. Việc sắp xếp thời gian chẩn mực đúng, chính xác là điều quan trọng nhất trong trong vấn đề chuẩn bị. Bạn cần phải định lượng từ trước khi bắt đầu, sau đó khi bạn đang đứng trước bếp, bạn phải tái định lượng một cách chính xác. Ví dụ, mặc dù công thức của bạn nói rằng phải áp chảo miếng gà này mỗi mặt trong vòng từ 3 - 4 phút, nhưng bạn phát hiện bên trong nó vẫn còn sống. Lúc đó bạn không thể bỏ miếng gà đó đi được, thay vào đó, bạn phải định lượng lại thời gian và thực hiện những thay đổi cần thiết cho việc nấu ăn đó của mình như bạn phải dừng việc nấu nước sốt trước khi nó cạn hết.
Điều này cũng giống như việc bạn phải định lượng được các nhiệm vụ của mình. Nếu bạn đang đánh giá rằng một số công việc cần 10 - 15 giờ để hoàn thiện, nhưng đến khi bạn bắt tay vào làm khoảng vài tiếng, bạn lại phát hiện nhiệm vụ này thực ra cần phải làm rất lâu, thậm chí là 15 - 30 giờ. Đây là lúc để bạn kéo còi cảnh báo. Hãy cập nhật lại kế hoạch của mình, thông báo cho đồng nghiệp và cũng thông báo cho họ biết cần phải thực hiện những thay đổi gì. Nếu bạn làm được điều này thì bạn sẽ được coi là một thành viên rất quan trọng của một nhóm. Một người mà có thể giúp cả nhóm tránh được những hiểm họa về tiến độ bằng cách phát hiện ra chúng từ khi còn trứng nước.
4. Tự lượng sức mình
Con người ta thường rất thích khiến cho người khác cảm thấy mình giỏi giang. Bạn có thể dễ dàng tìm được công thức nấu ngon cho món chính, món khai vị, món phụ, món tráng miệng và thậm chí cả rượu cocktail, và bạn nghĩ rằng bạn có thể dùng những món đó để khiến khách đến ăn trầm trồ. Thế nhưng bỗng nhiên bạn nhận ra mình phải mua tới 45 loại nguyên liệu, 79 bước để nấu được món đó và tốn tới hàng triệu đồng để mua sắm. Chưa kể khả năng bạn nấu thành công món ăn này ngay từ lần đầu tiên thì cực kì ít ỏi. Vậy kế hoạch tốt hơn là gì? Hãy chỉ chọn một món khiến cho người khác trầm trồ, và các món còn lại hãy khiến cho chúng càng đơn giản, dễ làm bao nhiêu càng tốt. Thậm chí hay hơn nữa lầ bạn hãy chọn những món đã từng làm và quen thuộc với nó.
Bạn hiểu ý tôi chứ? Bạn phải hết sức thận trọng với những gì mà mình cam kết. Quan trọng hơn, hãy thật là thực tế về những thứ mà năng lực của bạn có thể cho phép, với điều kiện nguyên liệu đầu vào bạn có và thời gian bạn có để làm việc đó. Đây là khi mà bạn nhìn thấy kết quả của việc hoạch định ở ngay đây. Hãy vạch ra tất cả những thứ mình cần để đạt được mục tiêu, hãy đánh giá mỗi một thứ và mỗi một công việc trong đó, thảo luận một cách nghiêm túc và rõ ràng với đội nhóm của mình về sự thực tế của công việc đang làm. Điều này có nghĩa rằng bạn có thể sẽ phải giảm phạm vi của những việc không quá quan trọng trong một dự án, xin thêm tài nguyên, hay thay đổi hẳn kì vọng về thời gian thực hiện công việc. Thà bạn đưa ra tất cả hạn chế bạn đang gặp phải ngay từ ban đầu còn hơn là làm đến nửa chừng rồi mới bị choáng ngợp bởi khối lượng công việc khổng lồ.
5. Tận dụng những khoảng trống
Đây là phần mà tôi yêu thích nhất. Mỗi một khi bạn phải làm nóng lò nướng trước, hãy bật lò vi sóng, hãy đợi cho chảo của bạn nóng dần lên, hãy rã đông thịt đã. Rồi mới làm những công việc khác. Trong lúc đó bạn có thể chuẩn bị bàn ghế, lấy ra những nguyên liệu cần thiết, rửa bát đĩa, cân đo những nguyên liệu bạn cần dùng sớm, v.v.
Luôn luôn có việc gì đấy bạn có thể làm trong khi chờ một việc khác đang diễn ra, đây là lúc mà tiến độ tổng thể của bạn sẽ phát huy tác dụng, bạn sẽ cảm thấy mình có sự chuẩn bị kĩ càng hơn cho mỗi bước, và lúc đó thì căn bếp của bạn tự nhiên cũng sẽ sạch hơn khi bạn kết thúc mọi công việc. Hãy tận dụng những khoảng trống trong dự án của bạn ở cả mức vĩ mô lẫn vi mô, bạn thậm chí có thể rút ngắn được thời gian thực hiện dự án và ra khỏi văn phòng sớm hơn nếu bạn thực hiện cách này.
Tôi khuyên bạn nên tìm ra một công cụ quản lý tiến độ nào đó mà nó có thể tìm ra cách giúp bạn lấp đầy các khoảng trống về thời gian khi các công việc có liên quan trực tiếp đến nhau. Khi bàn giao một dự án cho khách hàng và bạn đang chờ phản hồi của họ thì hãy cho nhóm của bạn biết rằng họ cần phải làm những gì trong khoảng thời gian đó. Khi bạn thấy mình dư ra được năm phút trước một cuộc họp thì hãy viết một email mà mình vẫn chưa kịp viết. Chung quy lại thì điều quan trọng nhất là liên tục xem xét tình huống để tìm ra cách tối ưu hóa ảnh hưởng của mình với lượng thời gian mình có.
Vậy nên khi bạn thưởng thức một bữa cơm ngon hãy trân trọng mọi sự cố gắng của người đã nấu ra nó.
Nguồn : Theo Saga.vn
Nikki Nguyễn
