Nếu một tổ chức không tận dụng hiệu quả các nguồn lực, hoặc phát triển mà không song hành cùng vốn và công nghệ, tổ chức ấy có thể vận hành dưới mức tiềm năng vốn có. Vì vậy, Phân tích Gap (Gap Analysis) ra đời nhằm so sánh hiệu quả hoạt động thực tế với hiệu quả kì vọng hoặc hiệu quả tiềm năng.
Để biết cách sử dụng Phân tích Gap, hãy đặt ra một tình huống giả định, bạn làm việc ở bộ phận liên lạc khách hàng. Bạn được cấp trên yêu cầu phải cải thiện hiệu suất trong việc trả lời các cuộc gọi. Bạn đã nghĩ tới một vài giải pháp khả thi. Tuy nhiên, trước khi chọn ra được giải pháp tốt nhất, bạn cần phải vạch ra những việc cần thực hiện nhằm đạt được mục tiêu này.
Đây là lúc Phân tích Gap trở nên hữu ích. Công cụ đơn giản này giúp bạn xác định khoảng cách giữa vị trí hiện tại và điểm mà bạn muốn đến trong tương lai, và giúp bạn đề ra những việc cần thực hiện để rút ngắn khoảng cách này.
Phân tích Gap hữu ích khi bắt đầu một dự án và bạn phải phát triển một “Business Case”*, và nó hữu ích bởi việc lên kế hoạch về các việc cần làm để triển khai và hoàn thành một dự án là cần thiết.
(*) Business case: khái quát lí do khởi động một dự án hay công việc. Thường thì nó được trình bày dưới dạng một tài liệu có cấu trúc đàng hoàng, nghiêm chỉnh nhưng đôi khi nó cũng ở dưới dạng một bài thuyết trình hay một phát biểu ngắn gọn.
SỬ DỤNG PHÂN TÍCH GAP
Để thực hiện Phân tích Gap cho dự án, hãy làm theo 3 bước sau:
1. Xác định điểm mà bạn muốn đến trong tương lai
Trước hết, hãy xác định các mục tiêu bạn cần đạt được. Điều này sẽ làm rõ “nơi” mà bạn muốn đến một khi dự án hoàn thành.
Một ví dụ đơn giản:
2. Phân tích tình hình hiện tại
Với mỗi một mục tiêu, hãy phân tích tình hình hiện tại. Để làm được điều này, bạn nên tự đặt ra và trả lời những câu hỏi sau:
Ai là người sở hữu kiến thức mà bạn cần? Bạn nên nói chuyện với ai để có thể hiểu rõ vị trí hiện tại của bản thân?
Các thông tin cần biết đang nằm ở trong đầu ai đó, hay đã được lưu lại dưới dạng văn bản?
Đâu là cách tốt nhất để lấy được thông tin? Thông qua việc cùng brainstorm? Hay hỏi trực tiếp từng người? Hay xem qua một loạt tài liệu? Hay bằng cách quan sát các hoạt động của dự án, chẳng hạn như các buổi họp về thiết kế? Hay bằng cách khác?
Một ví dụ đơn giản:
3. Vạch ra kế hoạch thu hẹp khoảng cách
Một khi bạn đã rõ về điểm đến trong tương lai và tình hình hiện tại, bạn có thể nghĩ về những việc mình nên làm để thu hẹp khoảng cách và đạt được các mục tiêu của mình.
Một ví dụ đơn giản:
Lời khuyên
Bạn hãy trình bày bản Phân tích Gap để tất cả cùng nắm được những thông tin cơ bản. Nếu bạn đi quá sâu vào tiểu tiết, người nghe sẽ bị "bội thực", nhưng nếu bạn không đưa đủ thông tin, bạn sẽ không cung cấp cho họ những tin cần thiết để đồng thuận với dự án của bạn.
Khi bạn phân tích vị trí hiện tại và tình hình tương lai, hãy dùng các thước đo có thể đo lường ("Lương chiếm 50% chi phí sản xuất"), và những lời khẳng định chính thức khi mà các thước đo không thể áp dụng (ví dụ "Sự sáng tạo là một giá trị được trân trọng trong tổ chức").
Cũng đừng quên rằng đánh giá về vị trí hiện tại và tương lai vừa có thể định tính, vừa có thể định lượng.
Ví dụ:
TÓM TẮT NHỮNG ĐIỂM CHÍNH
Phân tích Gap so sánh tình hình hiện tại và tình hình tương lai mà bạn muốn đạt được một khi dự án hoàn thành. Thực hiện phân tích Gap, bạn có thể xác định những gì cần làm để thu hẹp khoảng cách và khiến cho dự án trở nên thành công. Bạn có thể dùng công cụ này ở bất kì giai đoạn dự án nào, nhưng tốt nhất là nên dùng ngay từ đầu.
Các bước phân tích Gap, trước hết cần xác định mục tiêu của dự án - đây chính là trạng thái trong tương lai. Sau đó hãy phân tích tình hình hiện tại, đảm bảo bạn lấy thông tin từ các nguồn đáng tin.
Cuối cùng, tìm ra cách thu hẹp khoảng cách từ hiện tại đến tương lai.
Theo Saga
Không ghi tác giả
